Loading...
06-10-19 Special Community Budget Workshop Agenda Packet       CITY OF WEST COVINA CITY COUNCIL/SUCCESSOR AGENCY   JUNE 10, 2019, 6:30 PM SPECIAL MEETING COMMUNITY BUDGET WORKSHOP   CITY HALL COUNCIL CHAMBERS 1444 W. GARVEY AVENUE SOUTH WEST COVINA, CALIFORNIA 91790   Mayor Lloyd Johnson Mayor Pro Tem Tony Wu Councilman Dario Castellanos Councilwoman Letty Lopez-Viado Councilmember Jessica C. Shewmaker     Please turn off all cell phones and other electronic devices prior to entering the Council Chambers AMERICANS WITH DISABILITIES ACT The City complies with the Americans with Disabilities Act (ADA). If you will need special assistance at Council meetings, please call (626) 939-8433 (voice) or (626) 960-4422 (TTY) from 8 to 5 Monday through Thursday. Do call at least one day prior to the meeting date to inform us of your particular needs and to determine if accommodation is possible. For sign language interpreter services at Council meetings, please request no less than four working days prior to the meeting. AGENDA MATERIAL Agenda material is available for review at the City Clerk's Office, Room 317 in City Hall, 1444 W. Garvey Avenue South, West Covina and at www.westcovina.org. Any writings or documents regarding any item on this agenda, not exempt from public disclosure, provided to a majority of the City Council that is distributed less than 72 hours before the meeting, will be made available for public inspection in the City Clerk’s Office, Room 317 of City Hall located at 1444 W. Garvey Avenue South, West Covina, during normal business hours. NOTICE The City Council will regularly convene on the first and third Tuesday of the month. The West Covina Community Development Commission, West Covina Public Financing Authority and the West Covina Community Services Foundation are agencies on which the City Council serves as members. Agendas may contain items for these boards, as necessary.  PUBLIC COMMENTS ADDRESSING THE CITY COUNCIL (Per WCMC 2-48, Ordinance No. 2150) Any person wishing to address the City Council on any matter listed on the agenda or on any other matter within their jurisdiction should complete a speaker card that is provided at the entrance to the Council Chambers and submit the card to the City Clerk. Please identify on the speaker card whether you are speaking on an agenda item or non-agenda. Requests to speak on agenda items will be heard prior to requests to speak on non-agenda items. All comments are limited to five (5) minutes per speaker. Oral Communications may be limited to thirty (30) minutes, unless speakers addressing agenda items have not concluded. Any testimony or comments regarding a matter set for a Public Hearing will be heard during the hearing. RULES OF DECORUM Excerpts from the West Covina Municipal Code and Penal Code pertaining to the Rules of Decorum will be found at the end of agenda. AGENDA CITY OF WEST COVINA CITY COUNCIL/SUCCESSOR AGENCY     MONDAY, JUNE 10, 2019, 6:30 PM SPECIAL MEETING COMMUNITY BUDGET WORKSHOP          PLEDGE OF ALLEGIANCE Led by Mayor Lloyd Johnson   ROLL CALL   PUBLIC COMMENTS ON ITEMS ON THE AGENDA   1)PRELIMINARY FISCAL YEAR 2019-20 BUDGET DISCUSSION  Provide input on Fiscal Year 2019-2020 Budget.     ADJOURNMENT   RULES OF DECORUM The following are excerpts from the West Covina Municipal Code: Sec. 2-48. Manner of addressing council; time limit; persons addressing may be sworn.  Each person addressing the council shall step up to the rostrum, shall give his or her name and city of residence in an audible tone of voice for the record and unless further time is granted by the council, shall limit his or her address to five (5) minutes.  a. The city council may establish a limit on the duration of oral communications. b. All remarks shall be addressed to the council as a body and not to any member thereof. No person, other than the council and the person having the floor, shall be permitted to enter into any discussion, either directly or through a member of the council, without the permission of the presiding officer. No question shall be asked of a councilmember except through the presiding officer. c. The presiding officer may require any person to be sworn as a witness before addressing the council on any subject. Any such person who, having taken an oath that he or she will testify truthfully, willfully and contrary to such oath states as true any material matter which he knows to be false may be held to answer criminally and subject to the penalty prescribed for perjury by the provisions of the Penal Code of the state.  d. Sec. 2-50. Decorum--Required.  While the council is in session, the members shall preserve order and decorum, and a member shall neither, by conversation or otherwise, delay or disrupt the proceedings or the peace of the council nor interrupt any member while speaking or refuse to obey the orders of the council or its presiding officer, except as otherwise herein provided. a. Members of the public shall not willfully disrupt the meeting or act in a manner that actually impairs the orderly conduct of the meeting. For the purposes of this code, “willfully disrupt” includes, but is not limited to, continuing to do any of the following after being warned by the Mayor that continuing to do so will be a violation of the law:  Addressing the Mayor and City Council without first being recognized. a. Persisting in addressing a subject or subjects, other than that before the Mayor and City Council.b. Repetitiously addressing the same subject.c. Failing to relinquish the podium when directed to do so. d. From the audience, interrupting or attempting to interrupt, a speaker, the Mayor, a council member, or a staff member or shouting or attempting to shout over a speaker, the Mayor, a council member or a staff member.  e. As a speaker, interrupting or attempting to interrupt the Mayor, a council member, or a staff member, or shouting over or attempting to shout over the Mayor, a council member, or a staff member. Nothing in this section or any rules of the council shall be construed to prohibit public criticism of the policies, procedures, programs, or services of the City or of the acts or omissions of the City Council. It shall be unlawful to violate the provisions of this Section.  f. b. If any subsection, sentence, clause, or phrase or word of this Section 2-50 is for any reason held to be invalid or unconstitutional, such decision shall not affect the validity of the remaining portions of this Section. The City Council hereby declares that it would have passed this section and each subsection, sentence, clause and phrase thereof, irrespective of the fact that any one or more subsections, sentences, clauses, phrases or words had been declared invalid or unconstitutional. Sec. 2-52. Persons authorized to be within council area. No person, except city officials, their representatives and members of the news media shall be permitted within the rail in front of the council chamber without the express consent of the council. The following are excerpts from the Penal Code 148(a) (1) Every Person who willfully resists, delays, or obstructs any public officer, peace officer, or an emergency medical technician, as defined in Division 2.5 (commencing with Section 1797) of the Health and Safety code, in the discharge or attempt to discharge any duty of his or her office or employment, when no other punishment is prescribed, shall be punished by a fine not exceeding one thousand dollars ($1,000), or by imprisonment in a county jail not to exceed one year, or by both that fine and imprisonment. 403 Every person who, without authority of law, willfully disturbs or breaks up any assembly or meeting that is not unlawful in its character, other than an assembly or meeting referred to in Section 303 of the Penal Code or Section 18340 of the Elections Code, is guilty of a misdemeanor.   AGENDA ITEM NO. 1    AGENDA STAFF REPORT City of West Covina | Office of the City Manager     DATE:June 10, 2019 TO:Mayor and City Council FROM:David Carmany Interim City Manager SUBJECT:PRELIMINARY FISCAL YEAR 2019-20 BUDGET DISCUSSION RECOMMENDATION: Provide input on Fiscal Year 2019-2020 Budget.   BACKGROUND: City staff presented the preliminary Fiscal Year 2019-2020 budget its last regularly scheduled City Council meeting held on Tuesday, June 4, 2019. City Council directed staff to hold a Community Workshop to obtain additional input. The City of West Covina fiscal year is a 12-month period used to measure revenues and expenditures.  It starts July 1 and ends June 30 the following year. At its highest level, a municipal budget identifies the needs and interests of the community and allocates available resources to those interests while remaining fiscally strong for the future. In crafting the following proposed allocations, the staff was guided by the principles of fiscal sustainability & responsibility. This budget represents the City’s 2019-20 financial plan. DISCUSSION: The City’s financial policies, plans, and reporting systems help the operating departments achieve their objectives and ensure the City’s long-term fiscal health. The City’s accounting program maintains accounting records in accordance with Governmental Accounting Standards Board (GASB) pronouncements and Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). The 2019-20 Budget is balanced and focuses on provision of essential services. It assumes changes will be made to the city organization to achieve economies and efficiencies in city operations, and improved service.  As these changes are implemented, the City will analyze service delivery options, to include levels of service, service quality and expected performance, service revenues and costs, required transition activities and other relevant factors before implementing service delivery methods. Timing and labor relations will be critical factors. City Fund Structure A number of different funds are utilized to account for the City, the Successor Agency to the Former Redevelopment Agency, and the West Covina Housing Authority financial resources.  Funds are classified into the following fund types:   General Fund Special Revenue Debt Service Capital Projects Proprietary Private Purpose Trust   The City has established multiple funds, under each fund type, to assist in accounting and record keeping for the City and outside agencies.  A brief description of all the funds is provided in Attachment No. 1. Proposed Budget Information   For FY 2019-20, estimated revenues (including transfers in) on an all funds basis are $113,090,058.  Many funds make up the total budget amount, with the largest being the General Fund in the amount of $65,358,773, or 58% of the City’s total budget.       Estimated expenditures (including transfers out) for all budgeted funds are estimated at $108,400,697.  The General Fund makes up 60% of the organization’s total budget, or $65,358,773.    Personnel costs inclusive of all City funds are anticipated to be $59.4 million. Pension costs for the California Public Employee's Retirement System (CalPERS) continue to increase again this year and are anticipated to rise for the next several years. General Fund   The City’s primary financial goal is to provide an appropriate level of municipal services meeting the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs.  This will require that community leaders continue to take an active role in the city’s efforts to think and act sustainably.  The City’s General Fund continues to be negatively impacted by economic conditions, increases in pension costs, the State’s elimination of redevelopment, and the State’s raid of local revenues. General Fund Revenues: Total General Fund revenues are projected to be $65,358,773, a decrease of $502,913 or less than 1% from the prior year adopted budget.  Although many of the revenue sources of the City are increasing such as property tax, the decline is largely due to a transfer into the General Fund budgeted in the previous fiscal year in the amount of $1.9 million.  General Fund Expenditures: At this time, General Fund expenditures for FY 2019-20 are projected to be $65,358,773. This equates to a slight decrease in budgeted expenditures of $67,895 when compared to the adopted budget for FY 2018-19. General Fund revenues and expenditures are equal and the budget is balanced once again this year as illustrated in the chart below. General Fund Reserves:   To maintain the City’s credit rating and meet seasonal cash flow shortfalls, economic downturns or a local disaster, the budget provides for an anticipated fund balance for general fund. The General Fund ending unassigned fund balance, or reserve, is equivalent to a “savings account” to cover unexpected costs or significant economic changes.  The intent is to not use this for normal operating expenses. Unless changes are made to this preliminary budget, the General Fund ending unassigned fund balance is projected to be approximately $12 million, which is 18.3% of operating expenditures, which meets the City’s 17% reserve policy.   At this time, the General Fund’s estimated ending fund balance for FY 2019-20 is $22.7 million; however, $10 million is considered non-spendable.  The non-spendable portion consists of unpaid loans to the former Redevelopment Agency which have been approved by the Department of Finance (DOF) and will be repaid over the next few years in the amount of $6.4 million and land held for resale in the amount of $3 million.  Capital Improvement Program:   Staff is recommending a number of CIP projects for FY 2019-20, with the all of them being funded from special revenue funds.  These projects are listed on Attachment No. 2 This Preliminary Budget will be available on the City's website at the following address:  www.westcovina.org/AnnualBudget Challenges: The many and varied changes in this century have created new problems for local government. Certainly, in this period the complexities of urban living have been compounded and now present local government with some of the most challenging of problems and opportunities.  West Covina provides a full range of first-class municipal services.  These services are varied, complex and often expensive. The quality of public infrastructure and public services which the City provides help define quality of life for residents. There is much work to be done, starting with planning for necessary expenditures by quantifying then identifying solutions. Current unfunded liabilities include facility and fleet maintenance, competitive employee salaries and pension costs and other post-employment benefits, risk management and infrastructure facilities. The 2019-20 budget is a coordinated fiscal plan which provides vision, direction and fiscal guidance for the municipal organization.  The budget will guide decisions to achieve a future that is responsive to what the public wants. It is possible to achieve this future with vigilance and specific action steps. The budget was prepared to provide the City Council and public with transparent, balanced and objective information to assist in understanding the City’s finances. ENVIRONMENTAL REVIEW: This project is a General Exemption under the California Environmental Quality Act. Prepared by: Robbeyn Bird, CPA, Interim Finance Director Attachments Attachment No. 1 - City Fund Structure  Attachment No. 2 - 2019-2020 Project Summary by Fund Number  AgendaQuick©2005 - 2019 Destiny Software Inc., All Rights Reserved